Toute entreprise qui se veut performante est constamment à la recherche d’outils lui permettant d’optimiser ses tâches. Avec l’essor de l’intelligence artificielle, tout semble être facilité dans plusieurs domaines. Par ailleurs, le chatbot fait partie de ces outils indispensables, surtout à l’ère du numérique permettant aux entreprises de répondre favorablement aux besoins de ses clients et de ses utilisateurs. Qu’est-ce qu’un chatbot ? Dans quels cas peut-il servir en entreprise ?
Qu’est-ce qu’un chatbot ?
Un chatbot est un robot logiciel ou un programme informatique, conçu dans le but de délivrer une réponse précise, accomplir une tâche donnée selon des paramètres bien définis. En clair, le chatbot est un bot programmé pour discuter avec les visiteurs d’une plateforme. Les premiers chatbots étaient des agents virtuels qui utilisaient le plus souvent un avatar humain.
Les chatbots vont des plus basiques aux plus complexes. Un chatbot basique répond aux questions des individus ou des clients selon un chemin de réponses bien défini. Les chatbots complexes sont paramétrés grâce à l’intelligence artificielle. Ils sont capables « d’analyser », « d’évoluer » et de « comprendre » comme pourrait le faire l’être humain.
La mise en place d’un chatbot est aujourd’hui grandement facilitée par plusieurs plateformes, comme par exemple Botnation. Opter pour ce bot programmé est donc facile et bénéfique pour les entreprises. Les avantages liés aux chatbots sont nombreux dans le sens de la satisfaction des clients. Voyons maintenant des exemples de cas d’utilisation de chatbots.
5 cas d’utilisation d’un chatbot en entreprise
Utiliser à bon escient, les chatbots peuvent avoir un véritable impact sur les performances d’une entreprise. Un bot programmé peut par exemple faciliter la relation et la communication entre celle-ci et les clients.
Les ressources humaines
Au sein d’une entreprise, les ressources humaines font partie des services qui peuvent bénéficier fortement de l’aide d’un chatbot. Un chatbot pour entreprise pourra aider le département Ressources Humaines (RH) à gérer une partie de ses tâches. Bien sûr, cela n’inclut en rien un remplacement du personnel, mais cela permettra d’alléger la charge de ce dernier. Ainsi, les demandes de faible valeur pourront être laissées à la charge du chatbot.
Par exemple, le chatbot pourra répondre à la question récurrente : « Comment prendre mes congés ? ». Cette question revient régulièrement au sein du service des ressources humaines. Les entreprises qui optent pour ce bot programmé auront d’énormes avantages dans la gestion de leur personnel.
Les informations clients
Dans toutes les entreprises, la satisfaction du client est l’un des objectifs principaux. Ceci passe par la fourniture de réponses adéquates aux demandes et requêtes des utilisateurs et des clients. Pour cela, trouver un outil (robot) capable d’assurer cette fonction à la place d’un humain représente une belle alternative. En ce sens, la qualité de service sera améliorée.
En effet, un chatbot peut servir d’interlocuteur auprès d’un client de l’entreprise. Le bot programmé permet de répondre à un ensemble de questions de la clientèle ou des utilisateurs. Cette fonction n’est d’ailleurs pas limitée à la situation géographique et à la nationalité du client, puisque le chatbot peut répondre dans toutes les langues.
Lorsque la demande est basique, le chatbot peut y répondre facilement. Si elle est plus compliquée, le chatbot a deux choix. Il peut soit répondre à la demande s’il en est capable, soit renvoyer le client vers le service client correspondant. Cela permet un gain de temps énorme pour toutes les parties impliquées, aussi bien pour l’entreprise que pour les clients.
Le chatbot devient alors un point de relais et un outil de la communication institutionnelle. Par exemple, il pourra répondre à la question : « Où sont fabriqués vos produits ? ». Trouver des réponses immédiates aux requêtes lancées facilitera la tâche aux utilisateurs et aux clients dans le processus d’accès aux services de l’entreprise.
Le support du call center
Les entreprises qui possèdent un call center apprécieront grandement l’aide d’un chatbot. Un chatbot intelligent pour entreprise est l’assistant parfait pour le service de call center. En effet, le chatbot permet à l’opérateur de trouver rapidement la réponse à la requête demandée. Il suffit donc d’interroger le chatbot pour gagner du temps. Efficacité et praticité sont donc au rendez-vous. De plus, le client sera satisfait, car sa demande est traitée rapidement. Ce qui entraîne un effet positif sur la relation client de l’entreprise.
Les informations ponctuelles
Un chatbot interne pour entreprise est l’instrument parfait pour transmettre les informations d’un évènement particulier ou pousser les informations vers les collaborateurs. Par exemple, cela peut être le cas du rachat d’une société, du lancement d’un nouveau produit, de l’application d’une nouvelle loi, etc. Le chatbot est ainsi très utile pour des projets évènementiels, marketings et de formation.
L’aide au changement
Lorsque l’entreprise évolue de façon majeure, l’accompagnement des équipes dans leur transition est très important. Un accompagnement réussi permet une transition plus fluide. Dans ce genre de cas, un chatbot peut se révéler d’une efficacité redoutable. En effet, en facilitant la communication en interne, le chatbot favorise grandement le changement.
En outre, le chatbot permet de recueillir des informations sur le ressenti et les attentes des employés. Ces informations sont alors très utiles pour permettre des ajustements une fois la transition opérée.
Enfin, le chatbot permet de répondre aux inquiétudes des employés durant toute la période de transition.
En résumé
Un chatbot est un programme informatique dont le but est de réaliser une tâche donnée ou apporter une réponse précise aux questions des consommateurs. Les chatbots sont d’une grande aide en entreprise, car il permet à cette dernière d’optimiser ses performances à plusieurs niveaux.
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