Pourquoi utiliser un chatbot pour votre mairie ?

chatbot mairie

Les chatbots ne sont pas conçus exclusivement pour les entreprises. Ils peuvent également être utilisés par des services publics et les collectivités locales. Au cours des dernières années, ceux-ci ont recours à de nombreux outils technologiques pour atteindre leurs différents objectifs et pour devenir des villes modernes et attractives. De plus, l’utilisation des chatbots par une mairie ou une collectivité locale reste à peu près identique à celle des sociétés. Ceci, si l’on considère un citoyen ou un contribuable comme un client ou quelqu’un qui dépense de l’argent pour profiter d’un service.

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Même si certaines villes, mairies et collectivités locales ont recours à des chatbots classiques, d’autres s’appuient sur des outils plus personnalisés conçus pour répondre à des besoins spécifiques. Bien paramétré, un chatbot représente un véritable atout pour une mairie et son public, principalement dans les démarches administratives. 

Une meilleure satisfaction des administrés 

En principe, dans une ville, lorsqu’un citoyen constate un défaut, il doit impérativement en informer la mairie pour que celle-ci puisse trouver une solution. Si cette démarche n’est pas effectuée à temps, les problèmes ne sont pas résolus dans les délais, ce qui entraîne de nombreuses complications pour les concitoyens. 

Personnalisé efficacement et convenablement, le chatbot peut servir à dynamiser une ville ou à optimiser les différentes prestations proposées par la mairie. Il est possible de concevoir des chatbots pour recenser en temps réel les dégradations de poubelles, les déformations des routes ou encore les accidents, par exemple.

Ces bots permettent notamment aux usagers de signaler les problèmes qui surviennent quotidiennement dans leur vie. Il peut s’agir d’un remplacement d’objets publics ou des réparations suite à des dégâts naturels. C’est pour cette raison que certaines villes, comme celle de Massy, proposent un chatbot Messenger grâce auquel les habitants peuvent signaler toutes sortes de dysfonctionnement, comme l’absence de ramassage des ordures ménagères, par exemple.

De même, dans la ville de North Charleston en Caroline du Sud, un chatbot permet aux citoyens de réclamer des réparations en cas de dégradation en tout genre. Notez que 6 mois après le déploiement de cette solution, le nombre de réparations ou de remplacements de poubelle à augmenter d’environ 114 %. 

Au même moment, le nombre d’interventions dans le public pour la réparation des feux tricolores et des lampadaires dans la ville a également doublé. Cela démontre bien l’utilité et l’efficacité d’un tel dispositif.

Un accès à l’information publique simplifié

Prenons l’exemple des chatbots de questions-réponses, ils rendent plus efficace le service client de plusieurs entreprises. En effet, ils permettent au public d’obtenir des informations plus vite et plus facilement. 

L’une des informations importantes que toute mairie devrait communiquer est l’agenda culturel de la ville. Pour une raison ou une autre, les données du planning peuvent être modifiées au cours d’une année suite à la programmation d’un nouvel évènement ou un changement d’horaire. 

chatbot mairie
Talking to a chatbot online on laptop computer.

Avec la digitalisation, au lieu de se rapprocher des employés de la ville pour se renseigner sur les nouvelles dates, les citoyens peuvent y accéder directement via le chatbot. Ainsi, chacun peut vérifier les informations (lieu, date, heure et tarifs) actualisées à tout moment, et ce à partir d’un simple smartphone ou d’un ordinateur. 

De plus, un assistant virtuel peut communiquer les détails sur les différentes élections, qu’elles soient départementales ou régionales. En 2017, la ville de Marseille et ses partenaires ont mis en place un chatbot conçu pour répondre aux questions en rapport avec les élections présidentielles. Cet outil était capable d’indiquer les lieux de votes, les documents nécessaires, les horaires des bureaux de vote. Finalement, les données ont prouvé que ce chatbot accessible depuis Messenger et la page Facebook de la mairie a répondu à plus de 470 000 électeurs. 

Un gain de temps considérable 

L’un des avantages d’un chatbot pour la mairie demeure le gain de temps qu’il offre au public. Les bots conversationnels apportent un taux de réponses de l’ordre de 80 % au premier contact. Les usagers obtiennent donc très vite satisfaction vis-à-vis de leurs préoccupations.

Par ailleurs, à la différence des services d’assistance ou d’appel, les chatbots demeurent disponibles 24heures/24. Quel que soit le jour, les administrés peuvent soumettre leurs problèmes et obtenir des réponses. De plus, avec les chatbots, les usagers de la ville n’ont plus à se déplacer à chaque besoin. Cela leur fait gagner du temps tout en améliorant naturellement leur degré de satisfaction. 

Le gain de temps concerne aussi les employés de la mairie. En effet, avec le chatbot, les demandes récurrentes diminuent et leur gestion s’effectue de manière autonome avec les bots. En conséquence, les fonctionnaires et employés des collectivités locales peuvent accorder plus de temps à des tâches différentes ou à des projets de plus grande envergure. Avec le chatbot, tout le monde, les employés de mairie comme les concitoyens, gagne considérablement en temps. 

Comment procéder pour faciliter l’intégration du chatbot à votre mairie ? 

Vous devez garder à l’esprit que la digitalisation de votre mairie par la mise en place d’un chatbot vise la facilité des échanges entre administrés et administration. Ainsi, les chatbots utilisés généralement dans les collectivités ou les mairies diffèrent de ceux destinés à une entreprise, un site e-commerce, une ONG ou une école. Le bot doit pouvoir répondre à des questions liées au fonctionnement de la ville. 

Pour vous procurer un chatbot capable de respecter les exigences de la mairie, découvrez les bots de Botnation. Botnation permet de concevoir quasiment tous les types de chatbots. Vous pouvez personnaliser votre logiciel de sorte à l’adapter à votre système de travail. Dotés d’une intelligence artificielle, les bots de Botnation vous garantissent une vraie performance et une grande personnalisation. 

Avec l’interface de Botnation, vous n’avez pas besoin de coder avant de créer votre propre chatbot. Sans connaissance en programmation ou en développement web, vous pourrez mettre en place un service d’assistance virtuelle automatique, efficace et sûr. Des experts en création de bots demeurent à vos côtés pour vous guider durant tout le processus de conception. 

Vos bots peuvent facilement se connecter à tous les types de CRM et d’API. Messenger, WhatsApp, application, site internet…., vous pouvez relier votre chatbot mairie à quasiment tous vos outils de communication et services en ligne. 

Faites de votre mairie une mairie moderne et sans arrêt à l’écoute de vos concitoyens avec la mise en place d’un chatbot  sur vos différents outils de communication en ligne.

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Amandine Carpentier